Comment utiliser Trello pour accueillir un nouveau ?

L’arrivée d’un(e) employé(e) est un moment clé pour s’assurer de sa bonne intégration à l’équipe et pour bien gérer sa motivation personnelle. Comme dans les relations humaines, il faut savoir saisir sa chance de faire bonne impression dès les premiers échanges.
Il est primordial de faciliter l’arrivée d’un nouveau pour qu’il s’imprègne rapidement de la culture et du mode de fonctionnement de sa startup. Rater ce moment après avoir déployé tant d’effort dans un recrutement, c’est simplement du gâchis…

Notre petit déjeuner spécial pour les nouveaux

Chez nous, un nouveau est accueilli par les fondateurs et a le droit à un petit déjeuner organisé avec toute l’équipe. Cette première rencontre permet de briser la glace et à chacun d’expliquer ce qu’il fait ici et qui il est de façon plus générale.

Une fois seul, il peut consulter notre Welcome Board sur Trello. Ce tableau va lui permettre de prendre ses marques en découvrant aussi bien les valeurs de la boite que les règles de fonctionnement des bureaux. Une bonne partie de ce qui y apparait a été expliqué à l’oral, mais nous nous sommes rendus compte qu’il faut l’écrire et le partager pour ne rien oublier et s’y référer de temps en temps.

Notre Welcome Board

Ce Welcome Board est organisé de la façon suivante :

• Nos valeurs : il est essentiel que tout nouvel arrivant connaisse nos valeurs, la vision que nous avons construite ensemble et qu’il les comprenne pour être en adéquation avec nos objectifs et notre mode de fonctionnement,

• Notre organisation : nous recensons nos principaux outils de travail (Google Drive, Trello, Slack), identifions les responsables (RH, commercial,…) et les grands temps forts récurrents de notre activité (le point planning, le point trimestriel, les déploiements),

• Notre fonctionnement : nous précisions les horaires et le lieu de travail, la façon dont fonctionne la gestion collaborative de nos locaux. C’est grâce à cette carte que nous définissons qui va avoir le poste le plus stratégique de la boite : le responsable cactus.

• Notre section sur les congés et les avantages : nous expliquons les règles à suivre pour prendre des congés et les avantages qui sont liés aux postes que nous offrons,

• Une liste divers : nous présentons les activités que nous faisons pendant les pauses (jeux vidéo, ping pong, pétanque) et en dehors du travail (football, escalade, natation) mais aussi le pouvoir des power nap et la façon dont nous fêtons la mise en ligne des sites de nos clients...

Enfin, il y a une carte de ce Welcome Board qui va lister l’ensemble des tâches qu’un nouvel arrivant doit accomplir lors de sa première journée. En plus de la configuration de ses nouveaux outils de travail (Slack, Trello, Google Drive, Tumblr etc.), nous allons l’inviter à suivre certaines formations, à découvrir nos locaux et surtout, à jouer avec nous au ping-pong ou à Smash Bross.

Notre board de formation pour les nouveaux développeurs

Après le déjeuner, nous le jetons dans le grand bain en lui donnant un mois pour monter de bout en bout sa plateforme de crowdfunding en suivant des exercices spécifiques et respectant notre méthodologie. Nous faisons des points réguliers avec lui durant ce premier mois de formation sans pour autant lui donner toutes les réponses. Notre but est de le pousser à être le plus autonome possible.

Alors certes, professionnellement, les premiers jours sont un peu frustrants parce qu’ils doivent apprendre à trouver seuls les solutions, mais ils s’habituent vite à cette mentalité et sont très fiers de réussir à monter sans l’aide de personne leur propre plateforme.

Récolter du feedback et avoir des résultats sur notre méthode

Nous avons mis quelques temps à mettre en place ce process, et sommes toujours preneurs des retours de notre équipe pour l’améliorer ou ajouter certains points. Suite à des suggestions, nous avons même décidé d’ajouter les éléments suivants à notre Welcome Board :

• une section Who’s Who où chacun se présente et mets une petite photo. Un nouvel arrivant pourrait ainsi faire la connaissance de tout le monde dès son arrivée et ajouterait lors de son arrivée une petite description et une photo de lui pour compléter la liste.

• une carte avec des anecdotes drôles sur l’histoire et la vie de la boite.

Pour vous convaincre que notre recette fonctionne, je peux vous dire que nous accueillons tellement bien les nouveaux que Capsens apparait, dans le classement Happy at Work de 2016 des Echos, en 4ème position des startups françaises de moins de 25 employés où il fait bon de travailler.

Trello pour les nouveaux salariés : que du positif !

Utiliser Trello pour accueillir un nouveau permet de :

• le familiariser avec un outil qu’il sera amené à utiliser au quotidien,

• de n’oublier aucune info ou étape importante à lui dire lors de son arrivée,

• d’avoir un suivi personnalisé sur la formation qu’il doit suivre