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Chez CapSens, nous travaillons pour plusieurs fonds d’investissement parmi lesquels Idinvest, célèbre pour le financement des startups (Meero, Payfit, October, …), INCO, célèbre pour le financement de startups du social business (Simplon, LITA.co, ETIC, …) ou des banques françaises (Société Générale, Arkéa, Caisse d’Épargne, …)
Ces structures fondées il y a une vingtaine d’années en moyenne fonctionnent beaucoup sur leur réseau pour identifier les cibles de leurs financements.
Kima Ventures a ainsi supprimé la page “apply” de son site internet
L’importance donnée aux collaborateurs de la structure plutôt qu’aux procédures ou la nécessité de se positionner rapidement sur un deal sont autant de raisons pour lesquelles les fonds d’investissement n’ont pas investi leur propre digitalisation. En effet il est complexe de digitaliser une structure avec peu de process.
Cependant trois facteurs les poussent actuellement à automatiser des process via des outils digitaux :
Les fonds ont grandi, atteignant une taille qui impliqua des process plus rigoureux,
La concurrence s’est accrue. Eldorado compte désormais 400 fonds d’investissement en France,
La régulation est plus contraignante concernant les investisseurs (pour les fonds qui collectent auprès du “grand public”) : obligation d’information, classification des investisseurs, FATCA, etc.
Entendons-nous, se digitaliser ne signifie pas ‘utiliser des outils digitaux’, mais les utiliser à l’échelle et de façon stratégique. Car se contenter de partager ses données sur Dropbox, communiquer avec Slack et suivre son CRM sur Google Doc n’est pas un bon usage du digital passé 5 collaborateurs.
Voici les différents éléments sur lesquels nous constatons de gros efforts de digitalisation et sur lesquels nous travaillons chez CapSens : dans un premier temps nous présentons ici les éléments liés au dealflow et dans un second temps ceux liés à la relation investisseurs.
Suivi du dealflow et du portefeuille
Dans un fonds, les analysts rencontrent des entrepreneurs, les suivent de projets en projets, ne les revoient pas pendant plusieurs mois, collectent beaucoup d’informations, et doivent se coordonner au sein de leur structure.
Beaucoup de fonds utilisent un tableur Excel partagé pour suivre cela avec en colonnes des champs tels que :
Concernant l’entreprise: Raison sociale, adresse, nom du dirigeant, phase de développement (amorçage, accélération, développement), date de création, statut juridique, SIRET, code NAF, secteurs d’activité, indicateurs, activité, téléphone, contact, email, site internet, apporteur d’affaire, CA, REX, nombre de salariés, etc.
Concernant l’investissement à venir dans l’entreprise : état de l’investissement (identifié, à présenter en comité, en pause, due diligence, closing en cours, closing en pause, en portefeuille, abandonné avec les raisons de l’abandon), montant total recherché (ou levé), montant pour le fonds, probabilité de réalisation, type d’instrument financier (Actions, BSA, obligations, …), garantie Bpifrance, date de garantie, autres garanties, date de l’investissement, montant effectivement investi, etc.
Ces Excels (ou Sheets Google) sont très pratiques car souples : il est facile d’y ajouter des calculs et des colonnes, cependant cela pose beaucoup de problèmes à l’échelle : duplication et versions datées, écrasement de formules, modification du template par les collaborateurs, oubli de le renseigner, absence d’actions automatisées.
Voici ce que l’on peut faire simplement en développant son propre outil. Les CRM sont quant à eux pas assez flexibles pour atteindre cela :
Chaque utilisateur a un compte, ce qui permet de tracer les actions, de donner des droits différenciés selon le type d’utilisateur et d’affecter des dossiers.
Les analysts reçoivent des mails automatiques configurables. Ça peut être des rappels (quand une entreprise est “en pause” depuis plus de 2 mois), des reportings (chaque lundi je reçois un récapitulatif des modifications faites la semaine passée), des notifications (telle entreprise que vous suivez a été passée en due diligence par tel utilisateur).
Connexion à des API externes : Google maps, Salesforce, Airtable, Infogreffe, … pour envoyer des informations ou en récupérer de façon automatisée.
Suivi des chiffres trimestriels des entreprises en portefeuille.
Exports: bien-sûr les exports Excel sont toujours possibles au cas où, mais aussi des exports mis en forme en PDF pour des reportings.
Accès tiers: donner un accès à l’expert comptable, ou aux investisseurs. Il ne verront que ce que vous voulez qu’ils voient : une sélection de données ou une synthèse.
La data visualisation consiste à communiquer des chiffres ou des informations brutes en les transformant en objets visuels : schémas, diagrammes.
KYC et souscription en ligne
Au vu des montants élevés des souscriptions acceptés (20 000 € pour les plus petits tickets pour certains fonds de VC et plusieurs millions pour d’autres) les fonds ont longtemps préféré gérer les investissements à la main.
S’il met 500 k€ on peut bien lui parler 30 min au téléphone pour l’aider.
Cette assertion est complètement fausse parce que :
Un investisseur n’apprécie pas nécessairement de prendre 30 min pour parler de pièce d’identité et de cases à cocher dans un formulaire. Il préfèrera faire cela en ligne si c’est bien fait.
Aussi complexe que la réglementation puisse paraitre, elle peut être intégrée dans une plateforme avec des conditions qui ne s’appliquent que dans les cas adéquats. Et c’est beaucoup de temps gagné pour le fonds.
Mieux vaut passer 30 min au téléphone pour défendre sa stratégie d’investissement et parler de track records ou de l’histoire d’un fonds que pour parler “Formulaire W-8BEN-E”.
Voici ce que l’on peut faire simplement en développant son propre outil :
Faire souscrire des investisseurs (personnes physiques et morales) en ligne en commençant par leur demander les informations d’identité, la situation familiale, le FATCA, la situation professionnelle, le profil financier, la situation et connaissance financière ainsi que les objectifs d’investissement.
Faire des champs conditionnels: s’il dit qu’il est marié le formulaire ajoute la question du régime matrimonial et s’il dit “Communauté universelle” ou “Communauté réduite aux acquets” le formulaire demandera la profession du conjoint. Il est possible d’aller plus loin pour croiser le revenu, le patrimoine et le montant que l’investisseur souhaite placer.
Bloquer ou corriger directement les mauvaises réponses plutôt que de recevoir des formulaire mal remplis.
A partir des champs remplis générer automatiquement un bulletin de souscription prêt à signer. Celui-ci se signe en ligne via un service tel qu’Universign par un SMS envoyé au souscripteur.
Le souscripteur n’a pas à remplir à nouveau ses informations personnelles et télécharger ses documents justificatifs pour les prochaines souscriptions. De plus il retrouve en ligne son historique, ses documents signés etc.
En back office les dossiers sont classés en fonction de leur état d’avancement.
Contrôle des pièces automatisé via la lecture automatique d’image (OCR) par l’API PreventGo de Netheos par exemple.
Réconciliation automatique des virements reçus après appel de fonds.
Portail investisseurs de suivi des performances
Ici aussi il s’agit de faire gagner du temps aux équipes des fonds (“client servicing”, “sales”, …) afin qu’elles passent du temps sur ce qui a de la valeur. Nous développons des portails afin que les investisseurs retrouvent :
Les performances passées en fonction du type de parts détenues par l’investisseur. Connexion avec Morningstar pour récupérer les données et les notes.
Des simulations d’investissement et sur les fonds en levée, de N à N+10, en simulant ce que les fonds actuels en portefeuille vont appeler et distribuer dans le futur.
Base de données regroupant l’ensemble des documents relatifs aux investisseurs et à leurs investissements : comptes annuels, reportings, règlements des fonds, prospectus, bulletins de souscription, notices d’appels de fonds et de distribution, capital account statements, comptes annuels des fonds, etc.
Portail des conseillers en gestion de patrimoine (CGP)
Empêtrés dans une réglementation de plus en plus chronophage les CGP apprécient les outils qui facilitent leur travail. Voici ce qui peut être implémenté afin qu’ils fassent souscrire leurs clients aux fonds :
Un accès aux CGP pour l’outil de KYC et souscription en ligne. Ainsi le CGP, en présence de son client, remplit depuis son espace en ligne toutes les informations de son client.
Suivi des souscriptions des clients et suivi des commissions et de leur paiement par le fonds.
Vue des fonds auquel le CGP n’a pas de convention de distribution et possibilité d’en demander.
Les cabinets de CGP se répartissent les souscriptions entre les conseillers.
Accès aux outils de simulation patrimoniale.
Format spécial tablette et accès hors ligne à une partie des fonctionnalités du portail.
Il est important de comprendre que nous réalisons tous ces outils sur mesure en fonction du besoin de nos clients, car ils sont tous particuliers. Cependant nous réalisons et utilisons des “briques” de code (appelées “gem” en Ruby) qui nous permettent d’accélérer les développements et de limiter le risque technique.
Pour plus d’informations : nicolas@capsens.eu
Nouveau service d’intégration Slack à Qonto